Medewerkers vervangen door AI: kan dat, en hoe doe ik dat?

NRC kopte vrijdag ‘Techbedrijf medeoprichter Twitter ontslaat duizenden mensen vanwege AI’. Het is niet de eerste keer dat er in de krant te lezen is dat er een grote ontslagronde plaatsvindt, omdat banen vervangen worden door AI. Eerder gebeurde dat bijvoorbeeld ook al bij ABN Amro, Amazon en Meta. Ook in onze praktijk zien wij dit gebeuren. Maar kan dat zo maar? En als er binnen jouw bedrijf banen vervallen door AI, waar moet je dan rekening mee houden?

Verval arbeidsplaats

Als werkgever kun je de arbeidsovereenkomst van één of meerdere medewerkers beëindigen als je daar een redelijke grond voor hebt. Eén van die redelijke gronden, is verval van de arbeidsplaats. Door het UWV wordt getoetst of het verval van de arbeidsplaats bijdraagt aan een doelmatige bedrijfsvoering. Het UWV beoordeelt of er een objectieve reden is voor ontslag, die losstaat van de persoon die de functie vervult. Het UWV toetst niet of zij het besluit ook zouden hebben genomen, maar of het besluit objectief te volgen is. Als werkgever moet je dit met documenten kunnen onderbouwen.

Wanneer veel van de taken van een medewerker worden overgenomen door AI - en je dat goed uit kunt leggen en onderbouwen - is de verwachting dat het verval van de arbeidsplaats zal komen vast te staan en er dus een grond is voor ontslag.

Herplaatsing

Naast het verval van de arbeidsplaats toetst het UWV of de medewerker herplaatst kan worden in een andere functie. Wanneer de taken van een medewerker worden overgenomen door AI, is het vaak zo dat iemand daarop moet toezien. In sommige gevallen ontstaan er ook nieuwe taken of werkzaamheden, die verband houden met de oude taken of werkzaamheden. Meestal ontstaat er dus met het verdwijnen van de oude functie ook een nieuwe functie. De werkgever moet aan de hand van de opleiding, ervaring en capaciteiten van een medewerker beoordelen of de medewerker geschikt is voor deze functie. Er is daarbij enige vrijheid, maar ook dit moet objectief te onderbouwen zijn.

Ontstaat er geen nieuwe functie, dan kan de medewerker daar (logischerwijs) ook niet op herplaatst worden. Overige functies in de onderneming en binnen de groep moeten dan wel nog onderzocht worden.

UWV-procedure

Om tot een beëindiging van de arbeidsovereenkomst te komen, moet een ontslagprocedure bij het UWV doorlopen worden. De UWV-procedure bestaat uit de volgende stappen:

De werkgever dient het A-formulier in. Dat is een formele melding van het voornemen tot ontslag. Er hoeft alleen een aantal gegevens gedeeld te worden, de onderbouwing van het ontslag volgt later.
Na indiening van het A-formulier krijgt de werkgever twee weken de tijd om in onderhandeling met de medewerker tot beëindiging van het dienstverband te komen, buiten het UWV om (waarover zo meer). Het is mogelijk om een eenmalig uitstel van twee weken te krijgen.
Lukt het niet om tot overeenstemming te komen, dan moet de ontslagaanvraag worden aangevuld met de inhoudelijke onderbouwing en bewijsstukken.
Het UWV gaat de stukken vervolgens beoordelen. In dat kader kunnen er aanvullende vragen aan de werkgever gesteld worden. Ook krijgt de medewerker de kans om verweer te voeren, en de werkgever op zijn beurt om daarop te reageren.
Het UWV neemt binnen 4-6 weken een besluit. Bij een positief besluit mag de werkgever de arbeidsovereenkomst opzeggen, met inachtneming van de opzegtermijn (de proceduretijd bij het UWV wordt daarop in mindering gebracht, maar er resteert altijd minimaal één maand), met betaling van de transitievergoeding. Bij een negatief besluit mag de arbeidsovereenkomst niet beëindigd worden.

Beëindigingsovereenkomst

Uiteindelijk heeft het de voorkeur om in overleg met een medewerker tot beëindiging van het dienstverband te komen. Dat scheelt kosten, moeite en onzekerheid van de UWV-procedure. Dat doe je door een beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd) te sluiten. Daarin staan de voorwaarden van beëindiging. Doorgaans is het zo dat een werkgever minimaal aanbiedt waar een medewerker bij het UWV ook recht op zou hebben. Daarnaast wordt vaak iets extra’s aangeboden, om de beëindigingsovereenkomst aantrekkelijker te maken.

Praktische uitvoering

Wil je één of meerdere medewerkers ontslaan, omdat hun baan door AI is overgenomen, dan is het belangrijk om dit proces goed voor te bereiden en te plannen. Stel alvast een beëindigingsovereenkomst en een brief met daarin een toelichting op het ontslag op. De dag voordat je het gesprek met de medewerker(s) in kwestie voert, moet het A-formulier worden ingediend bij het UWV. Bereid ook het gesprek goed voor. De boodschap kan ingrijpend zijn, dus het is belangrijk om erover na te denken hoe je het wil brengen. Goede communicatie leidt vaak tot meer begrip bij de medewerker, en ook meer bereidheid om er in onderling overleg uit te komen.

Hoewel AI veel kan, is het juist in dit soort processen belangrijk om de precieze nuance aan te voelen en over te brengen. Dat vraagt mensenwerk. Van Hall Arbeidsrecht heeft veel ervaring met dit soort processen en ondersteunt daar graag bij.

Van Hall Advocaten4 maart 2026